Informatie van/namens de rvb

Samenvatting

Wenselijke situatie
 Zowel het basisprofiel als de andere benchmarks vinden het (zeer)wenselijk dat de informatie die de rvc van/namens de rvb ontvangt, tijdig, relevant, volledig, duidelijk en qua hoeveelheid gebalanceerd is.

Veranderwensen
De stelling die, qua aantal verbeterwensen, met kop en schouders boven de andere uitspringt is die over het gebalanceerd zijn qua hoeveelheid informatie. Alleen VZ en DIR hebben daar geen (urgente) verbeterwens.
Op een gedeelde tweede plaats vinden we de tijdigheid en duidelijkheid van de informatie terug waar zes benchmarks van mening zijn dat zaken beter moeten. Over de relevantie en volledigheid stellen ‘slechts’ vier benchmarks een hogere eis.

Huidige situatie
In de huidige situatie is bij vier stellingen meer dan de helft van de benchmarks, inclusief het basisprofiel, het minimaal duidelijk eens. Dat gaat om de:

  • relevantie van de informatie (88 procent van de benchmarks)
  • duidelijkheid van de informatie (71 procent)
  • tijdigheid van de informatie (65 procent)
  • volledigheid van de informatie (56 procent)

Zorg en ONP zijn het minst tevreden en scoren nergens een duidelijk mee eens.

Historische vergelijking
In 2016 hebben we deze stellingen ook voorgelegd en we zien dat respondenten met name meer tevreden zijn geworden over de tijdigheid en volledigheid en vooral minder tevreden over de hoeveelheid.

Onderzoeksvraag

Aan de respondenten zijn vijf stellingen voorgelegd met betrekking tot de informatie die de rvc ontvangt van/namens de rvb. Deze vijf stellingen zijn eerder in 2016 voorgelegd.
Gebruikt is de 5-puntsschaal met: 1 = volstrekt oneens, 2 = oneens, 3 = deels oneens/deels eens, 4 = eens en 5 = volstrekt mee eens.

7.1 Wenselijke situatie

.

Basisprofiel bijna overal volstrekt mee eens

Gewenste situatie basisprofiel

Bij vier van de vijf aspecten heeft het basisprofiel de hoogste mate van instemming, volstrekt eens (score ≥ 4.5). De volledigheid van de informatie schurkt daar dicht tegenaan met een score van 4.47. Net in een klasse lager, duidelijk mee eens (4.0 ≤ score < 4.5). Geen van de stellingen scoort dus onder de 4.0.

Draagvlak: hoe breed delen de benchmarks de wenselijkheid?

Brede instemming

De wenselijkheid van het basisprofiel wordt breed gedeeld onder de andere benchmarks. Bij alle stellingen scoren alle benchmarks een 4.0 of hoger.

Andere benchmarks vergeleken met het basisprofiel

Gezien de mate van overeenstemming heeft het in dit geval niet zoveel zin om te spreken van grote afwijkingen. Die zijn er wel, maar dat betreft dan in alle gevallen de vraag of de score van een benchmark in de klasse duidelijk mee eens valt of in de klasse volstrekt mee eens.

7.2 Veranderwensen en huidige situatie

.

Twee forse verbeterwensen

Basisprofiel

Het basisprofiel heeft twee forse verbeterwensen. De informatie die zij ontvangt van/namens de rvb mag nog wel wat duidelijker en qua hoeveelheid wat meer in balans zijn. Over de tijdigheid, relevantie of volledigheid heeft men geen klachten.

Andere benchmarks

Overall veranderpercentage 42 procent

Voor alle benchmarks gezamenlijk is het veranderpercentage met 42 procent gemiddeld. De scores van die veranderingen liggen in de wenselijke situatie allemaal boven de 3.2. Dat betekent dat het allemaal verbeterwensen zijn. Voor de bedrijfsbenchmarks in totaal is het percentage 58 procent. De profitsector heeft een lager veranderpercentage (47 procent) dan de non-profitsector (64 procent).

Voor de persoonsgebonden benchmarks is het overall veranderpercentage 27 procent, waarbij de commissarissen een iets hoger percentage hebben dan de niet-commissarissen (29 procent om 22 procent).

.

MKB niet tevreden over tijdigheid, volledigheid en balans qua hoeveelheid

Bedrijfsbenchmarks

In de profitsector heeft het basisprofiel twee verbeterwensen, net zoveel als GB en daarmee één minder dan MKB die er drie heeft.Alle drie delen ze hun wens voor het qua hoeveelheid gebalanceerd zijn van de informatie. Voor GB vereist dat urgente actie. GB en MKB zijn verder niet tevreden over de tijdigheid van de informatie en MKB vindt dat ook de volledigheid nog te wensen overlaat.

 

Ook bij de benchmarks in de non-profitsector zien we veel veranderwensen, die veelal gedeeld worden. Zorg en ONP zijn het minst tevreden en hebben bij alle vijf aspecten een verbeterwens. OW zit in het midden met drie. Cult heeft er twee en Corp is het meest tevreden en heeft er één.
Ook hier hebben alle benchmarks een verbeterwens bij het qua hoeveelheid gebalanceerd zijn van de informatie. Voor Zorg, OW, Cult en ONP is dat zelfs urgent. Zorg, OW en ONP delen hun forse verbeterwens voor de tijdigheid en voor de volledigheid. Zorg, Cult en ONP delen hun forse verbeterwens voor de duidelijkheid van de informatie.

.

VZ geen verbeterwens, Jong en rvbEL drie

Persoonsgebonden benchmarks

Bij de commissarissen hebben Jong en rvbEL met drie de meeste veranderwensen. AC, Remu, VR en Merv hebben er elk één. VZ heeft geen enkele verbeterwens. Behalve VZ delen de andere benchmarks de verbeterwens voor het qua hoeveelheid gebalanceerd zijn van de informatie. Jong en rvbEL vinden dat de informatie duidelijker kan. Jong vindt verder dat de relevantie omhoog kan en rvbEL dat het tijdiger moet.

Bij de niet-commissarissen heeft DIR geen enkele veranderwens. Secr heeft er twee.1 Volgens deze benchmark kan de relevantie nog wel omhoog en moet het qua hoeveelheid wat meer in balans zijn.

1 Deze vraag is niet aan de internal auditors voorgelegd.

.

Hoeveelheid informatie niet gebalanceerd genoeg

Gedeelde veranderwensen

De stelling die, qua aantal verbeterwensen, met kop en schouders boven de andere uitspringt is over het gebalanceerd zijn qua hoeveelheid informatie. Enkel VZ en DIR hebben daar geen (urgente) verbeterwens.

Op een gedeelde tweede plaats vinden we de tijdigheid en duidelijkheid van de informatie terug waar zes benchmarks van menig zijn dat zaken beter moeten. Over de relevantie en volledigheid hebben ‘slechts’ vier benchmarks een klacht.

Huidige situatie

.

Veel instemming bij meeste stellingen door basisprofiel

Basisprofiel

Bij het basisprofiel vallen vier stellingen in de klasse duidelijk mee eens qua instemming. Alleen het qua hoeveelheid gebalanceerd zijn vinden we één klasse daaronder, in de klasse min of meer mee eens (3.5 ≤ score < 4.0).

 

In de huidige situatie is bij vier stellingen meer dan 50 procent van de benchmarks het minimaal duidelijk eens.Dat gaat om:

  • de relevantie van de informatie (88 procent van de benchmarks)
  • de duidelijkheid van de informatie (71 procent)
  • de tijdigheid van de informatie (65 procent)
  • de volledigheid van de informatie (56 procent)

In totaal 64 procent van de opties score ≥ 4.0

In totaal heeft 64 procent van de opties een score ≥ 4.0. In de wenselijke situatie is dat 100 procent. Wanneer we de grens bij een score van 3.5 leggen, scoort in de huidige situatie 94 procent boven die grens tegen 100 procent in de wenselijke situatie.

Lagere scores dan 2.8 (oneens tot en met volstrekt oneens) komen niet voor. De benchmarks Zorg en ONP zijn het minst tevreden en scoren bij geen van de vijf aspecten boven de 4.0.

Historische vergelijking

 

Ook in 2016 werd het (zeer) wenselijk gevonden als de informatie die de rvc van/namens de rvb ontving tijdig, relevant, duidelijk, volledig en qua hoeveelheid gebalanceerd was. Koploper qua aantal verbeterwensen was toen de tijdigheid van de informatie. Tien benchmarks hadden daar toen een verbeterwens, gevolgd door qua hoeveelheid gebalanceerd (9), volledigheid (8), duidelijkheid (8) en relevantie (4). We zien dus dat respondenten met name tevredener zijn geworden over de tijdigheid en volledigheid en vooral minder tevreden over de hoeveelheid.

7.3 Enige bespiegelingen/vragen/kanttekeningen

Laat beursgenoteerde bedrijf het belang van een goede bestuurssecretaris zien?

Alle bedrijfsbenchmarks hebben een verbeterwens voor het qua hoeveelheid gebalanceerd zijn van de informatie die rvc van/namens de rvb ontvangt. Voor het grootbedrijf en alle non-profitsbenchmarks is dit zelfs urgent. We treffen daar weinig onderscheid aan en zien hier een weerspiegeling van een veelgehoorde klacht onder commissarissen, de grote berg aan informatie die ze moeten doorspitten voor elke vergadering.
Als we wat verder kijken, met name naar de huidige situatie, dan zien we echter wel wat opvallende onderlinge verschillen. Zo is te zien dat het beursgenoteerde bedrijf eigenlijk redelijk tevreden is over de balans. En tevreden over de vier andere aspecten, de tijdigheid, relevantie, duidelijkheid en volledigheid van de informatie. De woningcorporatie volgt op enige afstand als tweede bedrijfsbenchmark. Deze is tevreden over de tijdigheid, relevantie en duidelijkheid van de informatie en redelijk tevreden over de andere twee aspecten. Zorg en welzijn en de overige non-profit bevinden zich aan de andere kant. Zij scoren gemiddeld het laagst. Nu kunnen we ons voorstellen dat de twee laatstgenoemde benchmarks een kleine omvang hebben qua aantal medewerkers, maar vaak geldt dat ook voor een woningcorporatie. We denken dat een goede bestuurssecretaris een verklaring kan zijn waarom het beursgenoteerde bedrijf en wat verderop ook de woningcorporatie meer tevreden zijn over deze vijf aspecten dan de organisaties in de zorg en welzijn. Die gedachte wordt gevoed door een afname van het aantal verbeterwensen, waaronder bij het beursgenoteerde bedrijf, bij de tijdigheid van de informatie.

Is commissaris mede debet aan onbalans in hoeveelheid ontvangen informatie?

Het wekt geen verbazing dat respondenten meestal een betere balans wensen als het gaat om de hoeveelheid informatie die ze van het bedrijf ontvangen. Meestal betekent dit dat ze minder leesvoer willen krijgen en in ieder geval per relevant document een oplegvel met de belangrijkste punten en vragen. Maar hoe vaak komt het voor dat een commissaris in een rvc-vergadering additionele informatie vraagt? Deze informatie wordt dan mag worden aangenomen verstrekt door de organisatie en vermoedelijk ook aan de collega-commissarissen gegeven. De vraag is of dit een ad hoc informatievoorziening is of dat de betrokken informatie wordt opgenomen in de reguliere informatievoorziening. Het laatste is niet uitzonderlijk. Daarmee heeft de commissaris zelf aan de basis gestaan van een toename van de te ontvangen informatie.

Maar wie zorgt er dan na verloop van tijd voor dat weer eens kritisch wordt gekeken naar de benodigde informatie. Wellicht hebben sommige commissarissen wel eens gehoord van het principe van zero-based budgeting. Dat houdt in dat er geen sprake is van een automatisch doorlopen van beschikbare budgetten. Wordt iets dergelijks ook wel eens door de rvc/commissarissen gedaan met betrekking tot de te ontvangen informatie? Zo niet, is dat niet het overwegen waard om dat periodiek te doen?

.