9.1 Gevolgen AI voor de rvc
Samenvatting
Wat de gevolgen kunnen zijn van AI voor de rvc, daarop wisten veel de respondenten geen antwoord te geven. Een aantal kwam daar ook voor uit. Andere gaven een veelvoud aan antwoorden. Ondersteuning werd genoemd (bijvoorbeeld bij het maken van notulen). Een aantal zag het meer als ondersteuning bij strategievorming (scenarioanalyses) of gaf waarschuwingen (informatie zou fake news kunnen zijn).
Onderzoeksvraag
We vroegen aan de respondenten naar welke verandering AI kan hebben op het functioneren van de rvc (niet op de organisatie!). 109 respondenten hebben daar 136 antwoorden op gegeven.
Dit hoofdstuk wijkt qua indeling af van andere hoofdstukken. We beginnen hier met het antwoord dat ChatGPT zelf gaf op de vraag wat AI (zoals ChatGPT) kan betekenen voor de rvc.
.
Prompt in ChatGPT 3.5: what use can chatgpt be to a supervisory board
1) Research and Information Gathering: ChatGPT can quickly gather information on various topics relevant to the company or industry, helping the board stay informed about market trends, competitor activities, regulatory changes, and emerging technologies.
2) Risk Assessment: ChatGPT can assist in analyzing potential risks by providing insights into various scenarios and their potential impact on the organization. It can help identify risks related to cybersecurity, compliance, market volatility, and more.
3) Decision Support: ChatGPT can provide additional perspectives and insights into complex decisions by analyzing data, market trends, and historical patterns. It can assist in scenario planning, strategic decision-making, and risk mitigation strategies.
4) Training and Education: ChatGPT can be used to provide training and educational materials to board members on topics such as corporate governance, compliance, industry-specific regulations, and best practices.
5) Stakeholder Communication: ChatGPT can assist in drafting communications to stakeholders such as shareholders, employees, customers, and regulators. It can help ensure that messages are clear, accurate, and aligned with the company's objectives.
6) Monitoring and Compliance: ChatGPT can help monitor compliance with regulatory requirements and internal policies by analyzing documents, reports, and other relevant information. It can alert the board to potential compliance issues and suggest corrective actions.
7) Strategic Planning: ChatGPT can contribute to strategic planning efforts by synthesizing large amounts of data and identifying patterns, opportunities, and threats. It can assist in developing long-term strategic goals and monitoring progress towards achieving them.
8) Crisis Management: In times of crisis, ChatGPT can provide real-time information, analysis, and guidance to the supervisory board, enabling faster decision-making and response to mitigate the impact of the crisis on the organization.
Overall, ChatGPT can serve as a valuable tool for the supervisory board, providing support across various functions such as research, analysis, decision-making, communication, and risk management.
Naast een Engelse variant hebben we de vraag ook in het Duits en het Frans gesteld. In plaats van de acht punten bij de Engelse variant kregen wij er zes bij de Duitse en 5 bij de Franse variant. Het is best interessant om de overeenkomsten en de verschillen te analyseren en te onderzoeken of deze cultuureigen zijn. Bovendien denken wij dat het ook de moeite waard kan zijn om te bespreken of de manier van kijken behulpzaam kan zijn bij het evalueren van de eigen rvc.
In het Nederlands, Duits en Frans
Ter illustratie hebben wij hieronder wel de drie samenvattingen in de oorspronkelijke taal weergegeven:
Overall, ChatGPT can serve as a valuable tool for the supervisory board, providing support across various functions such as research, analysis, decision-making, communication, and risk management.
Insgesamt kann ChatGPT als vielseitiges Werkzeug eingesetzt werden, um die Effektivität und Effizienz des Aufsichtsrats zu steigern, indem er Zugang zu relevanten Informationen, Analysen und Unterstützung bei Entscheidungsprozessen bietet.
Dans l'ensemble, ChatGPT peut être utilisé comme un outil polyvalent pour améliorer l'efficacité et l'efficience du conseil de surveillance en fournissant un accès à des informations pertinentes, des analyses et un soutien aux processus décisionnels.
Opvallend is dat de Franse en Duitse variant in de summary redelijk veel op elkaar lijken. Wij vermoeden dat dit te herleiden is tot het kort achter elkaar op dezelfde dag gesteld hebben van de vraag. De Engelse variant dateert van een paar weken eerder. Is dat het lerend vermogen van AI of speelt er wat anders? Overigens laat de informatie op de onderliggende deelantwoorden wel wat verschillen zien.
Moeilijke vraag
Tijdens de interviews merkten we al dat veel respondenten dit een moeilijke vraag vonden en eigenlijk nog niet nagedacht hadden over wat AI zou kunnen betekenen voor de rvc. Velen hebben deze vraag dan ook overgeslagen. We hebben geprobeerd om antwoorden te categoriseren, maar omdat sommige antwoorden multi-interpretabel zijn (‘kan veel kansen bieden voor bedrijf’,’ efficiency’) hebben we besloten alle antwoorden integraal over te nemen aan het einde van dit rapport en hierna wel enige impressies op te schrijven.
Velen geen idee, kleine groep verwacht geen invloed
Van de antwoorden die wel werden gegeven, viel uiteindelijk evengoed bijna een kwart (23 procent) in de categorie ‘onvoldoende beeld’, ‘geen idee’ of ‘geen zicht op’. 6 procent geeft aan ‘niet zo veel’ of ‘weinig tot geen’ invloed te verwachten op de rvc.
We hadden expres ‘niet op de organisatie!’ toegevoegd aan onze vraag. Desondanks vielen best wat antwoorden in de categorie ondersteuning: ‘notulen opstellen rvc- en commissievergaderingen’, ‘AI puur als hulpmiddel om bijvoorbeeld basisdocumenten op te stellen’, ‘een kernachtige samenvatting maken van de grote documenten die er in de organisatie worden opgeleverd’, ‘wellicht wat gemakkelijker/sneller rapporteren met behulp van AI’.
Anderen zien een mogelijke bondgenoot in AI als hulpmiddel bij het bepalen waar de toekomst van de organisatie ligt. ‘scenario-analyses’, ‘meer factoren/breder blikveld’, ’andere houding, meer exploreren minder controleren. Meer oog voor trends.’
Waarschuwingen
Tussen de antwoorden zaten antwoorden die geen antwoorden op de vraag waren, maar zorgen van de respondent: ‘je goed realiseren wat 'onjuist' kan zijn’, ‘als rvb AI inzetten met betrekking tot strategie en/of verslaglegging zonder dat te melden’, ‘informatie zou fake news kunnen zijn. Daar zal de rvc mee om moeten leren gaan’ en ‘minder scherp zijn’. En misschien wel een hele belangrijke waarschuwing: ‘door gebrek aan affiniteit door 45+ leeftijdsprofiel (non-digital natives) zou de aansluiting van de rvc bij de realiteit van de organisatie en zijn mensen wel eens groter kunnen worden’.
Classificatie
Wij hebben ook een poging gedaan de antwoorden te clusteren waarbij wij hebben gekeken naar een relatie met de rollen van de rvc, te weten: toezicht, advies, werkgever en ambassadeur. Daarnaast hebben we expliciet onderscheiden: informatievoorziening, werkwijze rvc, beslissingsondersteunend en betrouwbaarheid informatie. Deze indeling heeft ten doel om gevoel te krijgen voor wat accenten. We hebben niet de pretentie een 100 procent sluitende classificatie te geven.
Additionele informatie en snelheid van beschikbaarheid
In belangrijke mate wordt op een of andere manier informatie genoemd. Dat kan met verschillende etiketjes. Veelal is genoemd dat er extra informatie kan worden verkregen op uiteenlopende gebieden. En dat deze informatie vermoedelijk ook sneller kan worden verkregen. Apart hebben wij onderscheiden de waarschuwing, die bij een aantal respondenten naar boven is gekomen omtrent de betrouwbaarheid van de verkregen informatie. Negen procent van de opmerkingen was daaraan gerelateerd.
Beslissingsondersteunend en werkwijze rvc
Bijna een kwart van de opmerkingen noemde im- of expliciet het beslissingsondersteunend karakter als optie. En zestien procent had betrekking op de werkwijze van de rvc. Daarbij werd onder andere gewezen op het maken van de notulen.
In relatie tot de rollen van de rvc werden weinig expliciete opmerkingen gemaakt. De meeste betroffen de toezichtsrol met 13 procent. De gegeven antwoorden bij informatie en beslissingsondersteuning wekten geregeld de indruk dat daarbij met name aan de toezichtscomponent gedacht moest worden en op de tweede plaats aan de adviesrol. Werkgeversrol en ambassadeursrol waren nauwelijks in beeld, zoals ook blijkt uit de op deze rollen betrekking hebbende opmerkingen. Dit laatste wordt doorgaans ook gereflecteerd in de expliciete vragen die betrekking hebben op deze beide rollen. Bij de werkgeversrol manifesteert dit zich veelal in een groot aantal verbeterwensen en bij de ambassadeursrol in een doorgaans wat relatief lage ambitie en een grote standaardafwijking bij de gegeven antwoorden.
9.2 Enige bespiegelingen/vragen/kanttekeningen
Wat moet de rvc met algoritmes?
Dat was de ondertitel van ons rapport vorig jaar en reflecteerde op de stelling of de rvc de in de organisatie gebruikte algoritmes moest bespreken. Ter duiding van die titel schreven we: een black box. Een onbekende inhoud. Een inhoud die ongemerkt wel steeds meer bepaalt. Niet dat elke organisatie nu zelf actief aan de slag moet met algoritmes, zeker niet. Dat vereist namelijk schaarse en dus dure kennis en ruimte om te experimenteren. Dat is niet elke organisatie gegeven. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat maar weinig van de 133 respondenten, die deze vraag hebben beantwoord voor de wenselijke situatie, de komende jaren de algoritmes die de organisatie gebruikt in de rvc willen bespreken. De benchmarks geven ook aan dat nu niet te doen. Tegelijkertijd geeft iedereen aan dat dit wel een urgent bespreekbaar punt is. Blijkbaar broeit er iets dat we nog niet gelijk kunnen duiden en voor een bepaald ongemak zorgt bij de respondenten. Wij hebben dat geïnterpreteerd als dat kennis van algoritmes bij de individuele commissaris omhoog moet en dat het gezamenlijk bespreken in de rvc nog niet aan de orde is. Kan een rvc dat niet gezamenlijk oppakken in het kader van permanente educatie?
Een maand na het sluiten van de input voor het onderzoek van vorig jaar, barstte de ChatGPT -gekte los. Het lijkt alsof die gekte aan een groot deel van de commissarissen voorbij is gegaan. We constateren dat, ondanks dat we ruim een jaar onderweg zijn, er bij veel organisaties nog geen kader is waarbinnen tools zoals ChatGPT gebruikt kunnen worden. En we constateren dat commissarissen nog niet echt nagedacht hebben over waar het hun zelf zou kunnen helpen. Je zou verwachten, dat gezien de toegenomen tijdsbelasting, commissarissen op zouden veren om te kijken waar het hun tijd zou kunnen besparen? Maar misschien dat de integrale antwoorden en het antwoord van ChatGPT de commissaris een zet in de goede richting kan geven.
Wel hebben wij op basis van een groot aantal persoonlijke interviews en een aantal geschreven persoonlijke intervisierapporten bij diverse commissarissen dit aandachtsgebied zover onder de aandacht kunnen brengen, dat het bij diverse rvc’s en rvb’s apart op de agenda is komen te staan via separate ‘permanente educatie’ sessies.
Hoe moet ontbrekende kennis op digitale domein in rvc worden ingevuld?
Op basis van dit onderzoek en van eerdere onderzoeken is het duidelijk dat ICT-kennis, cybercrime, AI en kennis van digitalisering bepaald niet tot de sterkste punten van rvc’s worden gerekend. Niet onderzocht, maar vermoedelijk ook het geval dat de kennis en ervaring van rvb’s op deze terreinen ook nog wel eens te kort zouden kunnen schieten. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt bij deze disciplines vragen wij ons af hoe rvc’s niet alleen een inhaalslag kunnen/moeten realiseren. Wij zien vooral een nadruk op een vorm van bijscholing en weliswaar vaker dan vroeger benoeming van mensen met een achtergrond op de hier genoemde domeinen. Alleen zijn we wel eens bang dat er soms mensen worden gekozen in de sfeer van ‘in het land van de blinden is eenoog koning’. Wij hebben dat bij diverse gelegenheden omschreven als: als je niet weet wat je mist, weet je niet wat je mist. Anders gezegd: hoe kan een rvc een profiel opstellen voor een commissaris die op de genoemde aandachtsgebieden de rvc moet versterken? De vraag is misschien zelfs in hoeverre de executive search bureaus dit kunnen. Zonder naar volledigheid te streven en zonder een keuze te maken noemen wij wat opties. Daarbij gaan wij ervan uit dat bijscholing op dit gebied voor alle commissarissen en wellicht ook rvb-leden een must is. Concentrerend op rvc’s komen de volgende gedachten bij ons op:
• Opname van één commissaris met deze discipline in de rvc.
• Opname van een specialist op dit gebied in een aparte commissie van de rvc.
• Toevoegen van een stagiaire met de gewenste competenties aan de rvc.
• Samen met een of meer andere rvc’s een clubje van ad hoc commissarissen als separaat gremium toevoegen aan de afzonderlijke rvc’s.
• Een hoogleraar of medewerker met de gewenste kennis tijdelijk toevoegen aan de rvc als ‘aanjager’ en dan in combinatie met een bijscholingstraject met ‘stages’.