Samenvatting
Wenselijke situatie
Bij het basisprofiel valt één stelling in de klasse ‘volledig mee eens’ (score ≥ 4.5). Het gaat er hierbij om dat het externe bureau een uitgebreide screening moet doen van kandidaten.
In de klasse ‘duidelijk mee eens’ (4.0 ≤ score < 4.5) vinden we dat het externe bureau hulp moet bieden bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
De meeste stellingen vinden we in de klasse ‘min of meer mee eens’ (3.5 ≤ score < 4.0) terug. Het gaat er hierbij om dat het externe bureau naar de toekomst van de organisatie moet kijken, voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten, een assessment doet bij kandidaten, na een half jaar een follow-upgesprek heeft met de rvc en na een half jaar een follow-up gesprek heeft met de gekozen kandidaat.
In de klasse ‘volstrekt mee oneens’ (score ≤ 2.5) bevindt zich alleen de stelling dat het externe bureau een assessment doet bij zittende rvc-leden.
De ander benchmarks delen de mate van wenselijkheid van het basisprofiel breed. Net als bij het basisprofiel scoren de meeste benchmarks in de klasse ‘min of meer mee eens’.
Er is één stelling waarbij alle benchmarks het minimaal ‘duidelijk eens’ zijn dat het externe bureau dat moet doen: een uitgebreide screening van kandidaten. Bij nog één andere stelling is minimaal de helft van de benchmarks het minimaal ‘duidelijk eens’. Dat is dat het externe bureau hulp moet bieden bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Veranderwensen
Het basisprofiel heeft drie veranderwensen. Het externe bureau moet een betere ondersteuning bieden bij het opstellen van vacatureteksten en een betere planning maken zodat na een half jaar een follow-upgesprek met de rvc kan plaatsvinden. Daarnaast is een assessment doen bij zittende rvc-leden een bespreekbaar punt.
Andere benchmarks
Bijna alle benchmarks hebben een bespreekbaar punt bij het doen van een assessment van zittende rvc-leden. Daarnaast zijn er vijf benchmarks met een (urgente) verbeterwens voor het na een half jaar een follow-upgesprek hebben met de rvc en voor het voldoende ondersteuning geven bij het opstellen van vacatureteksten.
Huidige situatie
Het basisprofiel is het er ‘volstrekt mee eens’ dat een extern bureau een uitgebreide screening van kandidaten doet. ‘Duidelijk mee eens’ dat het externe bureau kijkt naar de toekomst van de organisatie en hulp biedt het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Ze is het ‘min of meer eens’ dat het externe bureau nu een assessment doet bij kandidaten en
na een half jaar een follow-upgesprek heeft met de gekozen kandidaat. Ze ‘neigt naar instemming’ dat het externe bureau nu voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten en dat na een half jaar een follow-upgesprek met de rvc plaatsvindt. Als laatste is ze het ‘oneens’ dat het externe bureau nu een assessment doet bij zittende rvc-leden.
In de huidige situatie heeft bij drie van de acht stellingen minimaal de helft van de benchmarks van de benchmarks aangegeven het daar minimaal ‘duidelijk mee eens’ te zijn. Alle benchmarks zijn van mening dat het externe bureau een uitgebreide screening doet van kandidaten. 89 procent dat het externe bureau naar de toekomst van de organisatie kijkt en nog eens 80 procent dat het externe bureau hulp biedt bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Onderzoeksvraag
We hebben de respondenten gevraagd naar hoe zij kijken naar de externe bureaus die zij inhuren bij hun zoektocht naar een nieuw rvc-lid. Deze vragen zijn opgedeeld in drie blokken. Dit is het derde blok en gaat over een acht kenmerken. Dit is de eerste keer dat we deze stellingen voorleggen. We hebben daarom geen vergelijkingsmateriaal uit eerdere jaren.
Gebruikt is de 5-puntsschaal met: 1 = volstrekt oneens, 2 = oneens, 3 = deels oneens/deels eens, 4 = eens en 5 = volstrekt mee eens.
8.1Wenselijke situatie fraudeaspecten
.
(Zeer) wenselijk dat externe bureau uitgebreide screening doet en hulp biedt bij opstellen profiel
Gewenste situatie basisprofiel
Bij het basisprofiel valt één stelling in de klasse ‘volledig mee eens’ (score ≥ 4.5). Het gaat er hierbij om dat het externe bureau een uitgebreide screening moet doen van kandidaten.
In de klasse ‘duidelijk mee eens’ (4.0 ≤ score < 4.5) vinden we dat het externe bureau hulp moet bieden bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
De meeste stellingen vinden we in de klasse min of meer mee eens (3.5 ≤ score < 4.0) terug. Het gaat er hierbij om dat het externe bureau naar de toekomst van de organisatie moet kijken, voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten, een assessment doet bij kandidaten, na een half jaar een follow-up gesprek heeft met de rvc en na een half jaar een follow-up gesprek heeft met de gekozen kandidaat.
Assessment bij zittende rvc-leden niet wenselijk
In de klasse ‘volstrekt mee oneens’ (score ≤ 2.5) bevindt zich alleen de stelling dat het externe bureau een assessment doet bij zittende rvc-leden.
Draagvlak: hoe breed delen de benchmarks de wenselijkheid?
De andere benchmarks delen de mate van wenselijkheid van het basisprofiel breed. Net als bij het basisprofiel scoren de meeste benchmarks in de klasse ‘min of meer mee eens’.
Er is één stelling waarbij alle benchmarks het minimaal ‘duidelijk eens’ zijn dat het externe bureau dat moet doen: een uitgebreide screening van kandidaten. Bij nog een andere stelling is minimaal de helft van de benchmarks het minimaal ‘duidelijk eens’. Dat is dat het externe bureau hulp moet bieden bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Andere benchmarks vergeleken met het basisprofiel
Overall afwijkingspercentage hoog bij profitsector
Overall is het afwijkingspercentage substantieel bij de bedrijfsbenchmarks (58 procent). Dat komt voornamelijk vanuit de profitsector met 63 procent. Voor de non-profitsector is het percentage met 55 procent iets lager. Het overall afwijkingspercentage bij de persoonsgebonden benchmarks is met 31 procent lager.
.
GB meer instemming bij voldoende ondersteuning bij vacatureteksten en dat bureau naar toekomst organisatie kijkt
Bedrijfsbenchmarks
Bij de profitsector heeft alleen GB voldoende waarnemingen om mee te nemen. GB wijkt drie keer materieel af van het basisprofiel. Ze is het er ‘volstrekt mee eens’ dat het externe bureau kijkt naar de toekomst van de organisatie en voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten. Het basisprofiel zit twee klassen lager qua instemming en is het er slechts ‘min of meer mee eens’ dat het externe bureau dat moet doen. Aan de andere kant neigt GB slechts naar instemming als het gaat over het doen van een assessment bij kandidaten. Het basisprofiel is het ‘min of meer mee eens’ dat dat wenselijk is.
Bij Corp en Zorg twijfel of extern bureau assessment moet doen bij kandidaten
In de non-profitsector hebben alleen Corp en Zorg bij een aantal stellingen voldoende waarnemingen. Corp wijkt twee keer positief af en een keer negatief. Ze heeft meer instemming dan het basisprofiel bij de stellingen over het kijken naar de toekomst en bij voldoende ondersteuning geven bij het opstellen van vacatureteksten. Aan de andere kant is Corp het slechts ‘deels mee oneens/deels mee eens’ als het gaat over het doen van een assessment bij kandidaten. Het basisprofiel is het ‘min of meer mee eens’ dat dat wenselijk is.
Ook Zorg heeft sterke twijfels of het wenselijk is dat het externe bureau een assessment doet bij kandidaten. Diezelfde twijfel heeft ze ten aanzien van het doen van een follow-upgesprek met de rvc en gekozen kandidaat. Het basisprofiel is het bij alle ‘min of meer mee eens’ dat dat wenselijk is.
.
Grote mate van instemming met basisprofiel. VZ wijkt meest af, AC niet
Persoonsgebonden benchmarks
Bij de persoonsgebonden benchmarks bij de commissarissen zien we een aantal materiële afwijkingen. Koploper is VZ met drie materiële afwijkingen: ‘duidelijk eens’ dat externe bureau een assessment doet bij kandidaten en dat het externe bureau een follow-upgesprek heeft met de rvc en met de gekozen kandidaat. Het basisprofiel (beursgenoteerd bedrijf) zit een klasse lager en is het met deze drie stellingen ‘min of meer mee eens’.
HR vindt het wenselijker dan het basisprofiel dat het externe bureau voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten en minder wenselijk (slechts ‘'neigt naar instemming’) dat het externe bureau een assessment doet bij kandidaten.
VR sluit aan bij HR als het gaat over het doen van een assessment bij kandidaten. Daarnaast zit VR een klasse lager qua instemming dan het basisprofiel als het gaat over hulp bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid. Jong en rvbEL wijken een keer af en AC nul keer.
8.2Veranderwensen en huidige situatie
Meer ondersteuning bij opstellen vacatureteksten
Basisprofiel
Het basisprofiel heeft drie veranderwensen. Het externe bureau moet een betere ondersteuning bieden bij het opstellen van vacatureteksten en na een half jaar een follow-upgesprek met de rvc hebben.
Daarnaast is een assessment doen bij zittende rvc-leden een (urgent) bespreekbaar punt.
Andere benchmarks
Vaker follow-upgesprek met rvc en hulp bij opstellen vacatureteksten
Zoals in de figuur 8.2 hierboven is te zien, hebben bijna alle benchmarks een bespreekbaar punt bij het doen van een assessment van zittende rvc-leden. Daarnaast zijn er vijf benchmarks met een (urgente) verbeterwens voor het na een half jaar een follow-up gesprek hebben met de rvc en voor het voldoende ondersteuning geven bij het opstellen van vacatureteksten.
HR heeft bij de persoonsgebonden benchmarks de meeste verbeterwensen (4). Verder valt op dat VR aangeeft dat een extern bureau juist wel wat minder assessments mag doen bij kandidaten en Jong dat het bureau wel wat minder naar de toekomst mag kijken?
Huidige situatie
Het basisprofiel is het er ‘volstrekt mee eens’ dat een extern bureau een uitgebreide screening van kandidaten doet. ‘Duidelijk mee eens’ dat het externe bureau kijkt naar de toekomst van de organisatie en hulp biedt het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Ze is het ‘min of meer eens’ dat het externe bureau nu een assessment doet bij kandidaten en
na een half jaar een follow-upgesprek heeft met de gekozen kandidaat. Ze ’neigt naar instemming’ dat het externe bureau nu voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten en dat na een half jaar een follow-upgesprek met de rvc plaatsvindt. Als laatste is ze het ‘oneens’ dat het externe bureau nu een assessment doet bij zittende rvc-leden.
Externe bureau: uitgebreide screening, kijkt naar toekomst organisatie en biedt hulp bij opstellen profiel
In de huidige situatie heeft bij drie van de acht stellingen minimaal de helft van de benchmarks van de benchmarks aangegeven het daar minimaal ‘duidelijk mee eens’ te zijn. Alle benchmarks zijn van mening dat het externe bureau een uitgebreide screening doet van kandidaten. 89 procent geeft dat het externe bureau naar de toekomst van de organisatie kijkt en nog eens 80 procent dat het externe bureau hulp biedt bij het opstellen van een profiel voor een nieuw rvc-lid.
Geen van de benchmarks geeft aan dat het externe bureau nu een assessment doet bij zittende rvc-leden.
In totaal 45 procent van de opties score ≥ 4.0
In totaal heeft slechts 45 procent van de opties een score ≥ 4.0. In de wenselijke situatie is dat 48 procent. Wanneer we de grens bij een score van 3.5 leggen, scoort in de huidige situatie 66 procent boven die grens tegen 79 procent in de wenselijke situatie.
Bij de bedrijfsbenchmarks heeft bij de profitsector GB één positieve afwijking en drie negatieve. Het is onwaarschijnlijk dat het externe bureau een follow-up gesprek heeft met of de rvc of met de gekozen kandidaat of een assessment van de kandidaat doet. GB is het wel volstrekt eens dat het externe bureau voldoende ondersteuning geeft bij het opstellen van vacatureteksten.
Bij de non-profitsector wijkt Corp drie keer materieel af. Ze heeft meer instemming dan het basisprofiel als het gaat over de stelling ‘het externe bureau geeft voldoende ondersteuning bij het opstellen van vacatureteksten’. Ten aanzien van een follow-up gesprek met de rvc scoort ze een klasse lager qua instemming en assessment bij de kandidaten gebeurt niet. Zorg wijkt drie keer negatief af; fors minder instemming bij het hebben van follow-up gesprekken en het doen van een assessment bij kandidaten. Die gebeuren nu niet.
Bij de persoonsgebonden benchmarks bij de commissarissen wijkt VZ drie keer af, AC/HR/rvbEL/VR tweemaal, Jong een keer.
8.3Enige bespiegelingen/vragen/kanttekeningen
Bouwt een rvc genoeg tijd in om te kunnen corrigeren als men niet tevreden is over de kandidaten die een extern (search en select) bureau voordraagt?
Op een assessment bij zittende leden van de rvc zit, ondanks de vele bespreekbare punten, niemand te wachten. Iets anders is dat bij een assessment bij de kandidaat-commissaris. Bij een beursgenoteerde bedrijf gebeurt dat nu meestal wel, maar bij het grootbedrijf, de woningcorporatie en zorg niet1. Het is volgens deze benchmarks wel iets om te overwegen in de nabije toekomst. Dat brengt ons bij de gedachte dat als iemand (onverwacht) niet door de assessment komt dit (uiteraard) extra tijd gaat kosten van de rvc/commissie. Die dan mogelijk langer incompleet is. Houdt men als zoekende rvc rekening met dit soort scenario’s? Hoeveel tijd neemt een rvc om te kunnen switchen van (search en select)bureau als het eerste bureau met kandidaten op de proppen komt die niet aansluiten bij wat werd gevraagd? Is het dan het slikken of stikken onder tijdsdruk?
Is extern bureau bang voor gesprek of te lui of is er gewoon niet aan gedacht?
Een follow-up gesprek na een half jaar door het externe (search en select)bureau met de rvc en/of met de gekozen kandidaat nadat een kandidaat is geplaatst. Het lijkt ons niet vreemd om na enige tijd(verloop) even contact op te nemen of de plaatsing alsook de dienstverlening van beide kanten is bevallen. En dan bedoelen we contact met zowel de geplaatste kandidaat als de rvc/commissie die het contact onderhield met het externe bureau. Uit de interviews bleek dat er soms wel, soms niet contact was na afloop. Maar meestal was dat al vrij snel, zo rond de twee/drie weken. Het soms wel/soms niet wordt gestaafd door de onderzoeksresultaten. Een halfjaargesprek met de rvc/commissie is bij het grootbedrijf, zorg en bij de woningcorporatie nu niet waarschijnlijk. Het beursgenoteerd bedrijf neigt naar instemming. Als we kijken naar de persoonsgebonden benchmarks zien we dat de rvc-voorzitter wel duidelijk aangeeft dat zo’n gesprek plaatsvindt. Echter de commissaris die in de remuneratie en/of selectie- en benoemingscommissie zit daar opmerkelijk genoeg juist met de laagste instemming en neigt net aan naar instemming. Bij alle benchmarks stijgt de instemming licht als het gaat over contact met de gekozen kandidaat. De verhoudingen tussen de benchmarks onderling blijven hetzelfde. Bij de bedrijfsbenchmarks betekent dat het beursgenoteerde bedrijf het min of meer mee eens is dat het externe bureau na een half jaar een follow-up gesprek heeft met de gekozen kandidaat en dat dat bij de zorg- en/of welzijnsorganisatie die kans niet groot is, maar nog altijd groter dan contact met de rvc.
De vraag is waarom externe bureaus dat niet als een standaard in hun proces opnemen? Is het externe bureau bang voor dit gesprek? Dat na een half jaar blijkt dat de verkeerde kandidaat is voorgedragen? Hoewel de verantwoordelijkheid voor het benoemen natuurlijk bij de rvc ligt. Of dit een stuk ‘luiheid’. Het geld is binnen dus we hoeven geen moeite meer te doen? Of denken zowel searchbureau als opdrachtgever daar niet aan? Het lijkt ons in elk geval een gemiste kans vanuit het externe bureau gezien.